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Erst die Hausaufgaben
Digitale Grundlagen vor der KI-Einführung — Stammdaten, Prozesse, Ablage, Freigaben, E-Rechnung, Schnittstellen
Der Satz fällt meist nach einer Aufsichtsratssitzung: Wir müssen jetzt auch etwas mit künstlicher Intelligenz machen, das machen ja inzwischen alle. Was in diesem Moment selten jemand fragt: Können wir das überhaupt?
Ich stelle diese Frage gern, weil ich die Antwort in vielen Häusern schon kenne. Sie lautet: noch nicht. Nicht aus Rückständigkeit, sondern weil in den vergangenen Jahren andere Dinge dringender waren und weil niemand gern zugibt, dass die Grundlagen fehlen, wenn oben schon über die Kür gesprochen wird.
Das Bild
In einem Krimi kann ich auch nicht die letzte Seite aufschlagen, nachsehen, wer der Mörder war, und dann erwarten, dass ich die Geschichte verstanden habe. Ich muss vorn anfangen und mich durch die Kapitel arbeiten.
Genau das ist die Lage in den meisten mittelständischen Unternehmen. Künstliche Intelligenz ist die Auflösung, nicht der Anfang. Sie kann nur mit dem arbeiten, was maschinell lesbar, eindeutig und auffindbar ist — und wenn das fehlt, liefert auch das teuerste Modell nichts, was man einem Wirtschaftsprüfer zeigen möchte. Es macht die vorhandene Unordnung nur schneller sichtbar.
Die gute Nachricht: Die Kapitel davor sind keine Raketentechnik. Es sind sechs, sie bauen aufeinander auf, und man kann sie abarbeiten.
Die sechs Kapitel
Sechs Kapitel, dann die Auflösung. In dieser Reihenfolge, nicht in einer anderen.
Im Überblick
Was zu tun ist, bevor es losgeht
Keines dieser sechs Themen ist neu, und keines ist spektakulär. Sie sind der Grund, warum ein Vorhaben trägt oder nach vier Monaten still eingestellt wird.
Saubere Stammdaten
Ein Kunde, ein Datensatz
Beschriebene Prozesse
Wie es tatsächlich läuft, nicht wie es im Handbuch steht
Eine zentrale Ablage
Dokumentenmanagement und elektronische Akten
Digitale Freigaben
Workflow statt Ausdruck, Unterschrift und Hauspost
Elektronische Rechnungen
Strukturierte Daten statt Papier und Bild-PDF
Systeme, die miteinander reden
Schnittstellen statt Abtippen
Die Beobachtung
Es ist nicht nur der Mittelstand
Damit hier kein falscher Eindruck entsteht: Der Abstand zwischen dem, worüber geredet wird, und dem, was tatsächlich läuft, ist keine Besonderheit mittelständischer Betriebe. Man findet ihn dort, wo man ihn am wenigsten vermutet.
Zum Vergleich
- Die Bundesnetzagentur — die Behörde, die über Telekommunikationsnetze wacht — schrieb Anfang 2023 Faxdienstleistungen aus. Bereitgestellt werden sollten nach der Ausschreibung 9.999 Faxnummern.
Fundstelle: Deutscher Bundestag, heute im bundestag, 20. Februar 2023
Ich erzähle das nicht, um mich lustig zu machen, sondern zur Beruhigung. Wenn Sie in Ihrem Haus Papierakten, Stempel und eine Excel-Datei als Wahrheit haben, sind Sie in ordentlicher Gesellschaft. Es ändert nur nichts daran, dass es vor dem nächsten Schritt weg muss.
Das Angebot
Erst die Grundlagen, dann das Angebot
Wenn Ihr Haus diese sechs Kapitel noch nicht hinter sich hat, mache ich Ihnen kein KI-Angebot. Ich sehe mir an, wo Sie stehen, sage Ihnen in welcher Reihenfolge ich die Dinge anfassen würde, und begleite die Umsetzung so weit, wie Sie das wollen — bis in die Konfiguration hinein, nicht nur bis zur Folie.
Das Ziel heißt ki-ready: ein Zustand, in dem Sie eine KI-Anwendung einführen können, ohne dass vorher drei Monate lang Daten aufbereitet werden müssen. Wann Sie das dann tun, ist Ihre Entscheidung. Aber Sie können es dann.
Abgrenzung
Was ich nicht mache
Ich erbringe keine Scan- oder Digitalisierungsleistungen. Wo die Erschließung analoger Bestände zur Voraussetzung wird — und bei Kapitel drei ist sie das regelmäßig —, unterstütze ich bei Anforderung, Auswahl und Steuerung eines Dienstleisters. Ausgeführt wird sie von einem Fachbetrieb, nicht von mir. Der Vollständigkeit halber: Ich berate einen Anbieter dieses Marktes und lege das deshalb hier offen.
Ich verkaufe auch keine Lizenzen und beziehe von keinem Hersteller eine Provision. Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems ist das der wesentliche Unterschied zu einem Gespräch mit einem Anbieter.
Rechtsberatung ist nicht dabei. Ich kann Ihnen sagen, welche Frist aus der Umsatzsteuergesetzgebung oder welche Pflicht aus der KI-Verordnung Ihren Betrieb betrifft und wie andere Häuser sie umsetzen. Ob Ihr konkreter Fall standhält, muss ein Anwalt oder Ihr Steuerberater beurteilen.
Kontakt
Wenn Sie wissen wollen, wo Sie stehen
Ein erstes Gespräch dauert zwanzig Minuten. Am Ende wissen Sie, welche der sechs Kapitel bei Ihnen offen sind und welches ich zuerst anfassen würde. Daraus folgt kein Angebot, wenn Sie keines wollen.