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Kapitel eins bis sechs

Die sechs Hausaufgaben

Sechs Grundlagen, ohne die kein KI-Vorhaben trägt. Zu jeder stehen hier drei Merkmale, an denen Sie erkennen, dass sie bei Ihnen fehlt, und der erste Schritt, den Sie ohne fremde Hilfe gehen können.

Die Reihenfolge ist Absicht. Ohne saubere Stammdaten nützt die beste Ablage nichts, ohne beschriebene Prozesse lässt sich keine Freigabe digital abbilden, und ohne Schnittstellen wird jedes gute Ergebnis am Ende doch wieder abgetippt. Man kann parallel arbeiten — anfangen sollte man aber vorn.

Übersicht

1 Saubere Stammdaten 2 Beschriebene Prozesse 3 Eine zentrale Ablage 4 Digitale Freigaben 5 Elektronische Rechnungen 6 Systeme, die miteinander reden

Sechs Kapitel, dann die Auflösung. In dieser Reihenfolge, nicht in einer anderen.

Im Einzelnen

Kapitel 1

Saubere Stammdaten

Ein Kunde, ein Datensatz

Stammdaten sind die Angaben, die überall gleich sein müssten und es fast nie sind: Kunden, Lieferanten, Artikel, Kostenstellen, Ansprechpartner. Solange derselbe Kunde in drei Systemen unter vier Schreibweisen geführt wird, ist jede Auswertung eine Schätzung und jede Automatisierung ein Glücksspiel.

Woran Sie erkennen, dass es fehlt

  • Zwei Abteilungen nennen für dieselbe Frage unterschiedliche Zahlen, und beide haben recht.
  • Vor jeder Auswertung muss jemand „aufbereiten“, und dieser Jemand ist immer dieselbe Person.
  • Es gibt eine Excel-Datei, die als Wahrheit gilt, und sie liegt auf einem Laufwerk.

Der erste Schritt

Nehmen Sie einen einzigen Stammdatenbereich — meist Kunden oder Lieferanten —, legen Sie fest, welches System führend ist, und benennen Sie eine Person, die Änderungen freigibt. Das Aufräumen kommt danach und ist der leichtere Teil.

Kapitel 2

Beschriebene Prozesse

Wie es tatsächlich läuft, nicht wie es im Handbuch steht

Gemeint ist keine Zertifizierungsdokumentation, sondern eine ehrliche Beschreibung Ihrer zehn wichtigsten Abläufe: wer beginnt, wer entscheidet, wo gewartet wird und welche Ausnahmen es gibt. Die Ausnahmen sind der eigentliche Inhalt — sie sind es, an denen jede Automatisierung scheitert.

Woran Sie erkennen, dass es fehlt

  • Der Ablauf ist beschrieben, aber die Fassung stammt aus einer Zeit, in der zwei der beteiligten Systeme noch nicht existierten.
  • Auf die Frage, wie ein Vorgang läuft, folgt: „Das kommt darauf an“ — und dann fünf Minuten Erklärung.
  • Neue Kolleginnen lernen den Ablauf, indem sie jemandem über die Schulter sehen.

Der erste Schritt

Setzen Sie sich für einen halben Tag mit den Leuten zusammen, die den Vorgang tatsächlich bearbeiten, und schreiben Sie mit. Nicht die Führungskräfte — die beschreiben den Ablauf so, wie er gedacht war.

Kapitel 3

Eine zentrale Ablage

Dokumentenmanagement und elektronische Akten

Ein Dokumentenmanagementsystem ist kein Ordner auf einem Laufwerk mit besserem Namen. Es ist ein Ort, an dem jedes Schriftstück eine gültige Fassung hat, im Volltext auffindbar ist, einem Vorgang zugeordnet werden kann und eine Aufbewahrungsfrist kennt. Elektronische Akten fassen zusammen, was zu einem Fall gehört — statt es über Postfächer, Laufwerke und Aktenschränke zu verteilen.

Woran Sie erkennen, dass es fehlt

  • Die Suche nach einem zwei Jahre alten Schriftstück beginnt mit der Frage, wer damals dabei war.
  • Es gibt Dokumente in fünf Fassungen, und der Dateiname endet auf „final_v3_neu“.
  • Wichtige Vorgänge liegen im Postfach einer einzelnen Person.

Der erste Schritt

Nehmen Sie einen einzigen Bestand, der oft gebraucht wird — Verträge, Personalakten, Vorgangsakten — und führen Sie ihn zuerst. Ein System für alles auf einmal einzuführen, ist die verlässlichste Art, es gar nicht einzuführen.

Kapitel 4

Digitale Freigaben

Workflow statt Ausdruck, Unterschrift und Hauspost

Der Punkt, an dem sich am schnellsten etwas rechnet. Solange eine Freigabe bedeutet, dass etwas ausgedruckt, unterschrieben, gestempelt und über die Hauspost weitergereicht wird, ist der Vorgang nicht nur langsam, sondern auch unsichtbar: Niemand kann sagen, wo er gerade liegt. Ein digitaler Freigabeweg macht beides — er beschleunigt und er zeigt.

Woran Sie erkennen, dass es fehlt

  • Auf die Frage, wo ein Vorgang steht, folgt ein Telefonat.
  • Es gibt einen Stempel, und irgendwo ist ein Ersatzstempel, weil der erste verlegt wurde.
  • Freigaben stauen sich, sobald jemand im Urlaub ist, und niemand merkt es bis zur Mahnung.

Der erste Schritt

Suchen Sie die Freigabe mit den meisten Durchläufen im Monat und bilden Sie genau diese digital ab — mit Vertretungsregel und einer Ansicht, in der man sieht, wo etwas hängt. Alle weiteren gehen danach schneller.

Kapitel 5

Elektronische Rechnungen

Strukturierte Daten statt Papier und Bild-PDF

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei im Anhang. Sie ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 — in Deutschland als XRechnung oder als ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Der Unterschied ist entscheidend: Ein Bild muss gelesen werden, ein Datensatz kann verarbeitet werden. Genau daran hängt die automatische Prüfung gegen Bestellung und Wareneingang.

Woran Sie erkennen, dass es fehlt

  • Rechnungen kommen als PDF und werden von Hand in das Buchhaltungssystem übertragen.
  • Skontofristen verstreichen, weil die Rechnung erst nach zehn Tagen den richtigen Schreibtisch erreicht.
  • Auf die Frage nach der Empfangsfähigkeit für E-Rechnungen folgt Schweigen.

Der erste Schritt

Prüfen Sie zuerst den Empfang: Können Sie eine XRechnung heute annehmen und verarbeiten, nicht nur speichern? Danach den Versand, entlang der gesetzlichen Fristen. Die Termine dazu stehen weiter unten auf dieser Seite.

Kapitel 6

Systeme, die miteinander reden

Schnittstellen statt Abtippen

Die letzte Hausaufgabe und die technischste. Überall dort, wo jemand Daten aus einem Bildschirm abliest und in einen anderen eingibt, verlieren Sie Zeit, erzeugen Fehler und verhindern jede spätere Automatisierung. Es geht nicht darum, alles zu verbinden. Es geht darum, die drei oder vier Stellen zu kennen, an denen es sich lohnt.

Woran Sie erkennen, dass es fehlt

  • Es gibt eine Excel-Datei, die zwischen zwei Systemen hin- und herwandert.
  • Ein Kollege hat sich ein Makro gebaut, und niemand außer ihm versteht es.
  • Beim Stichwort Schnittstelle sagt die IT „das geht nicht“ und nennt keinen Grund.

Der erste Schritt

Suchen Sie die eine Übergabe, die jeden Tag von Hand passiert. Diese Stelle ist messbar, sie ist niemandem lieb, und sie ist meist in wenigen Tagen gefunden.

Termine

Die Fristen zur E-Rechnung

Kapitel fünf ist das einzige mit einem gesetzlichen Termin. Deshalb hier die Daten im Zusammenhang — es ist die Hausaufgabe, die sich nicht aufschieben lässt.

01.01.2025

Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Diese Pflicht gilt bereits, ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Betriebsgröße.

bis 31.12.2026

Übergangsfrist beim Versand: Rechnungen dürfen noch auf Papier oder als einfaches PDF verschickt werden.

01.01.2027

Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.

01.01.2028

Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen.

Formate und Ausnahmen

  • Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland zulässig sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML).
  • Ein gewöhnliches PDF ohne eingebetteten Datensatz ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung — auch dann nicht, wenn es maschinell erzeugt wurde.
  • Dauerhaft ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern und Rechnungen an Verbraucher.

Fundstelle: Übersicht der Fristen und Formate, Stand Juli 2026

Wer die Empfangsseite heute noch nicht sauber gelöst hat, sollte dort anfangen und nicht beim Versand. Die Pflicht besteht seit anderthalb Jahren, und „wir speichern das PDF“ ist keine Verarbeitung.

Die spitz zulaufende Ecke des Hamburger Chilehauses im Morgenlicht; die obersten Staffelgeschosse lösen sich in leuchtende Würfel auf
Ein Kontorhaus, gebaut für kaufmännische Ordnung. Die Ecke ist berühmt, tragend ist der Rest.

Die Reihenfolge

Was man parallel machen kann und was nicht

In der Praxis arbeitet niemand sechs Kapitel streng nacheinander ab, und das muss auch nicht sein. Zwei Abhängigkeiten sollten Sie aber kennen, weil sie sich später rächen.

Ablage vor Freigabe. Einen Freigabeweg digital abzubilden, während die zugehörigen Unterlagen noch über Postfächer und Laufwerke verteilt liegen, führt dazu, dass in der Freigabemaske Anhänge hochgeladen werden. Damit haben Sie eine zweite Ablage geschaffen statt einer ersten.

Stammdaten vor Schnittstellen. Zwei Systeme zu verbinden, deren Kundennummern nicht zueinander passen, erzeugt eine Schnittstelle mit einer Zuordnungstabelle, und diese Tabelle pflegt am Ende ein Mensch. Das ist dasselbe Abtippen wie vorher, nur schlechter sichtbar.

Alles andere lässt sich nebeneinander betreiben, und in Häusern mit begrenzter Personaldecke ist das auch die einzig realistische Form.

Danach

Wenn diese sechs Kapitel stehen, ist ein KI-Vorhaben keine Frage der Vorbereitung mehr, sondern eine der Entscheidung. Das ist ein sehr angenehmer Zustand, und erstaunlich wenige Häuser kennen ihn.

Wo Sie im Einzelnen stehen, lässt sich in fünf Minuten selbst feststellen: Auf ki-mittelstand.pro steht ein Selbsttest mit achtzehn Fragen, der ohne Anmeldung auskommt und nichts speichert.

Und wenn die Grundlagen stehen, geht es um Rollen, Mitbestimmung und die Frage, wer im Haus das Thema trägt. Dazu steht etwas auf ki-transformation.pro.

Kontakt

Wenn Sie wissen wollen, wo Sie stehen

Sagen Sie mir, welche dieser sechs Kapitel bei Ihnen offen sind, und ich sage Ihnen, in welcher Reihenfolge ich sie angehen würde. Das dauert zwanzig Minuten und kostet nichts.

web@echt-gmbh.de
+49 170 750 28 10

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